Assalamualaikum wth dan Selamat sejahtera.
Sebagai pegawai SIPartner+ saya sering menghadapi masalah proses kerja tidak menepati SOP kerana terlepas pandang dan lain-lain sebab. Oleh kerana itu saya bina satu senarai semak proses PDCA dalam tugas agar saya tidak tertinggal sebarang tindakan yang perlu dilakukan.
Saya mendapatkan bantuan daripada Audit bertauliah di PPD tempat saya bertugas agar membantu saya mengedit dan mencadangkan penambahbaikan pada senarai semak tersebut. Terima kasih diucapkan kepada En Ariffin bin Khamis dan Puan Rubiah binti Ramli.
Diharapkan senarai semak ini dapat menjadi rujukan kepada rakan SIPartner+ yang berminat. Mudah-mudahkan dapat dimanfaatkan dan ditambahbaik juga oleh kawan-kawan yang lain dari semasa ke semasa.
SENARAI SEMAK PDCA COACHING DAN MENTORING
PEGAWAI SIPARTNER+
|
|||
PLAN
|
Tandakan
|
||
BIL
|
PERKARA
|
TINDAKAN
|
(√ )
|
1
|
Perancangan
|
||
1.1 Perancangan Strategik
|
Bentang dalam Mesyuarat
Pengurusan
|
||
-Ada analisis KPI, isu-isu dan penjanaan strategi.
-Menyediakan pelan
taktikal dan operational (yang tidak mengulang aktiviti tahun lepas)
-Membuat perancangan
Pengurusan Risiko setiap peringkat (Plan, Do, Check dan Action)
-Menyediakan OPPM
|
Perancangan strategik
mendapat kelulusan PPD/TPPD
Failkan Perancangan Strategik
Failkan minit Mesyuarat
di mana Perancangan Strategik dibentangkan.
|
||
1.2 Membuat Kertas Kerja Coaching & Mentoring.
|
Bentang kertas kerja
dalam Mesyuarat Pengurusan
|
||
-Tindakan penambahbaikan
dilihat daripada Laporan Kajian Impak Coaching tahun sebelumnya.
|
Kertas kerja mendapat kelulusan
PPD/TPPD
|
||
-Membuat perancangan
Pengurusan Risiko setiap peringkat (Plan, Do, Check dan Action)
|
Failkan Minit Mesyuarat
Pengurusan
|
||
Failkan kertas kerja
|
|||
1.3 Senarai Sekolah Bimbingan
|
Bentang dalam Mesyuarat
Pengurusan
|
||
-Beri justifikasi
pemilihan dan data sokongan (disahkan)
|
Senarai sekolah diluluskan
oleh PPD/TPPD dan failkan
|
||
-Sekolah yang
digugurkan: justifikasi dan data (disahkan)
|
Failkan Minit Mesyuarat
Pengurusan
|
||
1.4 Takwim Bimbingan
|
Bentang dalam mesyuarat
pengurusan
|
||
-Untuk setahun
|
Kelulusan PPD/TPPD dan
failkan
|
||
-Untuk Bulanan : ada
justifikasi bimbingan
|
Kelulusan PPD/TPPD dan
failkan
|
||
1.5 Profil klien
|
Kemaskini 1 tahun/kali
dan failkan
|
||
DO
|
|||
2
|
2.1 Log pergerakan
|
Pengesahan dari PPD/TPPD
setiap bulan
|
|
2.2 Rekod bimbingan
|
Key-in dalam dashboard,
cetak dan failkan
|
||
-Rekod flow PDCA dalam
bimbingan
|
Failkan (TS25 beri
fokus)
|
||
2.3 Justifikasi dan catatan Pengurusan Risiko jika takwim bimbingan
tidak selari dengan rekod bimbingan/log pergerakan
|
Failkan dan buat
analisis
|
||
2.4 Kajian Kepuasan Pelanggan: setiap kali lawatan bimbingan
|
|||
CHECK
|
|||
3
|
3.1 Laporan 2 minggu sekali : bersemuka / laporan bertulis
|
Memo perjumpaan disedia
dan difaikan
|
|
Buat catatan perjumpaan:
sah dan failkan
|
|||
Hantar laporan bertulis
untuk disahkan
|
|||
Failkan laporan bertulis
|
|||
3.2 Rumusan laporan mingguan
|
Laporkan dalam Mesyuarat
Pengurusan
|
||
3.3 Analisis perkembangan klien
|
Difailkan eviden: minit
mesyuarat/PPT
|
||
3.4
Justifikasi dan catatan Pengurusan Risiko jika pelaporan tidak dapat dilaksanakan seperti
dijadualkan.
|
Laporkan dalam kajian
pertengahan tahun (jika perlu)
|
||
Analisis kepuasan
pelanggan di laporkan
|
|||
ACTION
|
|||
4
|
4.1 Tindakan susulan
|
Melaporkan status
|
|
4.2 Penambahbaikan/pembetulan
|
Melaporkan status
|
||
4.3 Intervensi
|
|||
-Arahan
|
Minit /pelaporan
difailkn
|
||
-Kertas kerja
(dimasukkan Pengurusan Risiko)
|
Dibentang dalam
Mesyuarat Pengurusan
|
||
-Bukti pelaksanaan
|
Direkod/ difailkan
|
||
-Maklumbalas
|
Dianalisis dan
dilaporkan
|
||
-Kajian Keberkesanan
Intervensi
|
Dianalisis dan
dilaporkan
|
||
-Laporan dan dokumentasi
|
Difailkan
|
||
4.4 Perkongsian Amalan Terbaik
|
|||
-Isu dan intervensi
dikenal pasti
|
Nota perbincangan
difailkan
|
||
-Surat menyurat
|
Difailkan surat menyurat
|
||
-Penulisan Amalan
Terbaik/PPT Pembentangan
|
Difailkan penulisan/PPT
|
||
4.5 Cadangan PGB untuk dilepaskan
|
|||
-Sediakan justifikasi
dan data sokongan (disahkan)
|
Dibentang dalam
Mesyuarat Pengurusan
|
||
-Sijil/surat penghargaan
|
Salinan sijil dan Minit
mesyuarat difailkan
|
||
4.6 Kajian Impak Coaching
|
|||
-Sediakan data Standard
1 dan Standard 2 sekolah fokus
|
Sahkan data dan failkan
|
||
-Analisis data dan
pindahkan dalam Instrumen Pengukuran(Optimus)
|
Membentangkan Kajian
Impak Coaching dalam mesyuarat pengurusan
|
||
-Mengumpul isu dan fokus
bimbingan
|
Dokumenkan
|
||
-Menulis dapatan kajian
|
Sahkan dokumen dan
Failkan
|
||
Failkan Minit Mesyuarat.
|
|||
